Finance
Complexiteit: Gemiddeld
Facturen automatisch verwerken en boeken
Facturen uit de mailbox worden herkend, uitgelezen en klaargezet ter goedkeuring in je boekhouding.
Bekijk automatiseringProcesautomatisering
Procesautomatisering uitgelegd voor het MKB
Niet één losse tool, maar een compleet proces: van het moment dat werk binnenkomt tot het moment dat het is afgehandeld, geautomatiseerd waar dat kan en menselijk waar dat moet.
Procesautomatisering is iets anders dan "een tooltje erbij zetten". Het gaat om het hele proces: waar komt het werk vandaan, wie of wat beoordeelt het, welke systemen moeten worden bijgewerkt, en wanneer moet een mens ingrijpen. Eén los AI-antwoordknopje in je mailbox lost dat niet op; het proces eromheen wel.
Je komt dezelfde aanpak tegen onder de naam workflow automatisering. Wij gebruiken die woorden door elkaar: "proces" benadrukt het geheel van binnenkomst tot afhandeling, "workflow" de concrete stappen en systemen die daarbij worden doorlopen. Wil je zien hoe zo'n workflow er voor jouw proces uitziet, dan tekent de Procesarchitect die in een paar stappen voor je uit.
Daarom beginnen we altijd met één concreet proces in kaart brengen, in plaats van in algemene termen over "AI" te praten. Hieronder een doorsnede uit onze Automation Library: automatiseringen uit verschillende afdelingen, van e-mail tot administratie tot planning.
Automatisering versus digitalisering
Digitaliseren is een proces overzetten naar digitale tools. Automatiseren is een proces laten lópen zonder dat iemand elke stap handmatig hoeft te zetten. Beide zijn nuttig, maar losstaand: een gedigitaliseerd proces dat nog steeds volledig handmatig wordt bediend, levert weinig tijdwinst op.
Documentverwerking
Van binnenkomend document tot archief
Fictief voorbeeld.
Document ontvangen: scan_20260812_0731.pdf
Voorbeeld
Classificatie
Contract
Factuur
Offerte
Rapport
- Bestemming bepaald: klantmap Kantoorartikelen Van Dijk
- Metadata toegevoegd (leverancier, datum, type)
- Opgeslagen in SharePoint
- Medewerker geïnformeerd (nieuw dossier)
Voor & na
Kies een proces, zie het verschil
Zes veelvoorkomende processen, handmatig versus geautomatiseerd. Kies er één om de vergelijking te zien.
Handmatig
- Mail openen en beoordelen of het een factuur is
- Bijlage downloaden
- Bestand hernoemen volgens de afgesproken conventie
- Klant- of leveranciersmap opzoeken
- Leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw overtypen
- Controleren of er een inkooporder tegenover staat
- Doorsturen naar wie moet goedkeuren
- Later navragen of die goedkeuring er ook echt kwam
- Betaling klaarzetten
9 handelingen
3 systeemwissels
2 menselijke beslissingen
3 foutgevoelige momenten
Kopieerwerk 5 velden overtypen
Wachttijd ± enkele uren tot een dag op goedkeuring
Geautomatiseerd
Trigger Factuur komt binnen op de gekoppelde mailbox
- AI Document herkend als factuur
- AI Factuurgegevens uitgelezen
- Regel Leverancier en bedrag gecontroleerd
- Regel Boeking klaargezet in de boekhouding
- Mens Goedkeuring waar nodig
- Regel Document gearchiveerd
Menselijke controle aanbevolen
Standaardfacturen van bekende leveranciers kunnen sneller door; afwijkingen gaan altijd langs een mens.
6 stappen
± enkele minuten controle per factuur (indicatief)
Gelogd: Wie keurde goed, wanneer, en wat is er gewijzigd.
Indicatief voorbeeld; de precieze stappen en tijd hangen af van jouw proces.
Handmatig
- Inbox doorlopen en per e-mail beoordelen waar die over gaat
- Bepalen wie de vraag moet oppakken
- E-mail handmatig doorsturen of forwarden
- Antwoord opzoeken of van scratch opstellen
- Klantgegevens opzoeken in het CRM
- Antwoord versturen
- Vraag en antwoord (niet) vastleggen voor later overzicht
7 handelingen
2 systeemwissels
2 menselijke beslissingen
2 foutgevoelige momenten
Kopieerwerk klantgegevens opzoeken per vraag
Wachttijd oploopt bij drukte
Geautomatiseerd
Trigger E-mail komt binnen op de gedeelde mailbox
- AI Inhoud en urgentie geïnterpreteerd
- Regel Routering naar persoon of kanaal
- AI Conceptantwoord klaargezet bij vrijgegeven vraagtypes
- Mens Collega verstuurt of stelt bij
- Regel Vraag en antwoord geregistreerd in het CRM
Menselijke controle vereist
Vragen buiten de vrijgegeven categorieën gaan altijd met een conceptantwoord naar een medewerker, nooit automatisch de deur uit.
5 stappen
± enkele minuten per beantwoorde vraag (indicatief)
Gelogd: Welke e-mail naar wie is gerouteerd en waarom.
Indicatief voorbeeld; de precieze stappen en tijd hangen af van jouw proces.
Handmatig
- Aanvraag lezen (e-mail, formulier of portal)
- Bedrijfsgegevens opzoeken
- Contact aanmaken of bijwerken in het CRM
- Bepalen wie de lead oppakt
- Taak of herinnering handmatig aanmaken
- Later navragen of er is opgevolgd
6 handelingen
2 systeemwissels
2 menselijke beslissingen
2 foutgevoelige momenten
Kopieerwerk contactgegevens overzetten naar het CRM
Wachttijd afhankelijk van wanneer iemand tijd heeft
Geautomatiseerd
Trigger Nieuwe aanvraag ontvangen (mail, formulier of portal)
- AI Inhoud van de aanvraag geïnterpreteerd
- Regel Contact gezocht of aangemaakt in het CRM
- Regel Toegewezen aan de juiste accountmanager
- Regel Follow-up voorbereid
- Mens Accountmanager beoordeelt en volgt op
Automatisch verwerkt
De toewijzing is een voorstel op basis van vaste regels; het verkoopgesprek en de beslissing blijven bij de accountmanager.
5 stappen
± enkele minuten tot toewijzing (indicatief)
Gelogd: Welke lead is toegewezen aan wie, en op basis van welke regel.
Indicatief voorbeeld; de precieze stappen en tijd hangen af van jouw proces.
Handmatig
- Document ontvangen en openen
- Beoordelen om wat voor document het gaat
- Bestand hernoemen volgens de afgesproken conventie
- Juiste map of klantdossier opzoeken
- Document opslaan en metadata invullen
- Collega informeren indien nodig
6 handelingen
2 systeemwissels
2 menselijke beslissingen
2 foutgevoelige momenten
Kopieerwerk metadata handmatig invullen
Wachttijd ligt soms dagen bij drukte
Geautomatiseerd
Trigger Document ontvangen (mail, upload of gekoppelde map)
- AI Documenttype geclassificeerd
- Regel Bestemming en metadata bepaald
- Regel Document hernoemd en opgeslagen
- Regel Medewerker geïnformeerd waar relevant
Menselijke controle aanbevolen
Een document dat niet met zekerheid te classificeren is, wordt gemarkeerd in plaats van gegokt weggezet.
4 stappen
± enkele minuten per document (indicatief)
Gelogd: Waar een document is opgeslagen en onder welke naam.
Indicatief voorbeeld; de precieze stappen en tijd hangen af van jouw proces.
Handmatig
- Aanvraag voor een afspraak lezen
- Eigen agenda controleren op beschikbaarheid
- Voorstel terugmailen
- Wachten op bevestiging
- Afspraak handmatig inplannen
- Herinnering handmatig versturen
6 handelingen
2 systeemwissels
1 menselijke beslissingen
2 foutgevoelige momenten
Kopieerwerk gegevens overtypen in de agenda
Wachttijd heen-en-weer-mailen tot een moment past
Geautomatiseerd
Trigger Aanvraag voor een afspraak ontvangen
- Regel Beschikbaarheid gecontroleerd
- Regel Voorstel of bevestiging teruggestuurd
- Regel Afspraak ingepland in de agenda
- Regel Herinnering verstuurd voorafgaand aan de afspraak
Automatisch verwerkt
Standaardafspraken lopen automatisch; een ongebruikelijk verzoek (bijvoorbeeld buiten de reguliere uren) gaat langs een mens.
4 stappen
± direct, geen heen-en-weer-mailen (indicatief)
Gelogd: Welke afspraak wanneer is bevestigd en herinnerd.
Indicatief voorbeeld; de precieze stappen en tijd hangen af van jouw proces.
Handmatig
- Order lezen en beoordelen
- Klantgegevens opzoeken of controleren
- Voorraad of levertijd handmatig nakijken
- Order overtypen in het orderverwerkingssysteem
- Interne collega's informeren
- Bevestiging opstellen en versturen
- Order archiveren
7 handelingen
3 systeemwissels
2 menselijke beslissingen
3 foutgevoelige momenten
Kopieerwerk order- en klantgegevens overtypen
Wachttijd kan oplopen bij een piek in bestellingen
Geautomatiseerd
Trigger Order ontvangen (webshop, e-mail of portal)
- AI Ordergegevens geïnterpreteerd en gevalideerd
- Regel Klant en voorraad gecontroleerd
- Regel Order geregistreerd in het systeem
- Regel Interne notificatie verstuurd
- Mens Afwijkende order beoordeeld
- Regel Bevestiging verstuurd
Menselijke controle aanbevolen
Een onbekende klant, afwijkende hoeveelheid of mogelijk duplicaat wordt voorgelegd in plaats van automatisch doorgezet.
6 stappen
± enkele minuten controle per afwijkende order (indicatief)
Gelogd: Welke order is geregistreerd en welke uitzondering is gesignaleerd.
Indicatief voorbeeld; de precieze stappen en tijd hangen af van jouw proces.
Uit de Automation Library
Concrete automatiseringen
Elk met probleem, aanpak, benodigde koppelingen en waar menselijke controle blijft.
E-mail
Complexiteit: Gemiddeld
Inkomende e-mail classificeren en routeren
Klantvragen worden automatisch gelezen, geclassificeerd en naar de juiste persoon gestuurd.
Bekijk automatisering
Planning
Complexiteit: Gemiddeld
Bezichtigingen inplannen en bevestigen
Aanvragen voor bezichtigingen worden automatisch verwerkt, ingepland en bevestigd.
Bekijk automatisering
Klantenservice
Complexiteit: Gemiddeld
Klantvragen automatisch beantwoorden
Veelgestelde vragen worden herkend en direct beantwoord, of doorgestuurd naar de juiste persoon.
Bekijk automatisering
Sales
Complexiteit: Gemiddeld
Leads verrijken, scoren en toewijzen
Nieuwe leads worden automatisch aangevuld, gescoord en bij de juiste persoon neergelegd.
Bekijk automatisering
HR
Complexiteit: Gemiddeld
Nieuwe medewerker onboarden
Accounts, toegang en welkomstinformatie staan klaar voordat de eerste werkdag begint.
Bekijk automatisering
Operations
Complexiteit: Gemiddeld
Orderverwerking automatiseren
Een nieuwe order wordt herkend, gekoppeld aan de klant, geregistreerd en bevestigd, zonder los overtypen.
Bekijk automatiseringVeelgestelde vragen
Wat we hierover het vaakst horen
Waar beginnen we het beste mee?
Met het proces dat het vaakst terugkomt, veel overtypen of zoeken kost, en waar fouten of vertraging vervelend zijn. In de gratis processcan kijken we daar samen naar.
Moeten we ons hele bedrijf ineens automatiseren?
Nee, en dat raden we ook af. We beginnen altijd met één proces, laten eerst het resultaat daarvan zien, en breiden pas daarna uit naar de volgende.
Wat als een proces bij ons nog niet vastligt?
Dat is geen probleem. We brengen je werkwijze eerst in kaart; vaak levert dat op zichzelf al meer overzicht op, nog vóór er iets geautomatiseerd is.
Vervangt dit onze medewerkers?
Nee. Automatisering neemt het routinewerk over; mensen houden de regie en beslissen bij uitzonderingen. Dat is een bewuste ontwerpkeuze in alles wat we bouwen.
Is procesautomatisering hetzelfde als workflow-automatisering?
In de praktijk gebruiken we ze door elkaar. "Procesautomatisering" benadrukt het hele proces (van binnenkomst tot afhandeling); "workflow-automatisering" benadrukt de concrete stappen en systemen die daarbij worden doorlopen. Wij ontwerpen altijd vanuit het complete proces, de workflow is daarvan de technische uitwerking.
Wat zijn de kosten van procesautomatisering?
Dat hangt af van het proces: complexiteit, aantal systemen en volume bepalen de prijs, niet een vaste lijst. De processcan en de indicatie in de <a href="/automatiseringsscan">automatiseringsscan</a> zijn gratis; concrete bedragen bespreken we pas als we je proces kennen. Zie ook <a href="/inzichten/wat-kost-automatisering-en-wat-levert-het-op">wat automatisering kost en oplevert</a>.
Hoe betrouwbaar is procesautomatisering in de praktijk?
Zo betrouwbaar als het ontwerp: heldere foutafhandeling, monitoring en een mens die uitzonderingen opvangt in plaats van dat de automatisering gokt. Zie <a href="/trust">het Trust Center</a> voor hoe we dat concreet borgen, en <a href="/inzichten/grootste-fouten-bij-het-bouwen-van-automatiseringen">de meest voorkomende fouten</a> die betrouwbaarheid juist ondermijnen.
Klaar om slimmer te werken?
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken samen of, en hoe, dit voor jouw situatie werkt.