Inkomende e-mail classificeren en routeren
Klantvragen worden automatisch gelezen, geclassificeerd en naar de juiste persoon gestuurd.
Onderdeel van Microsoft 365-automatisering, Procesautomatisering uitgelegd voor het MKB, E-mailautomatisering, AI-automatisering voor het MKB
Het probleem
Een gedeelde inbox loopt vol met klantvragen van heel verschillende aard. Sorteren en doorzetten naar de juiste collega kost dagelijks tijd, en vragen blijven soms te lang liggen.
Huidige, handmatige situatie
Iemand opent elke e-mail, beoordeelt waar die over gaat en wie hem moet oppakken, en stuurt hem handmatig door of beantwoordt hem zelf.
Geautomatiseerde situatie
Inkomende e-mail wordt automatisch gelezen, geclassificeerd op onderwerp en urgentie, en naar de juiste persoon of het juiste kanaal gestuurd, met een conceptantwoord erbij waar dat kan.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- E-mail komt binnen
- AI leest onderwerp en urgentie
- Routering naar juiste persoon/kanaal
- Conceptantwoord klaargezet (optioneel)
- Collega verstuurt of stelt bij
Wat AI doet
Leest de inhoud van een e-mail, herkent het onderwerp en de urgentie, en stelt bij veelgestelde vragen een conceptantwoord op.
Wat de automatisering doet
Routeert de e-mail naar de juiste persoon of het juiste Teams-kanaal op basis van regels die jij samen met ons vaststelt (onderwerp, klantsegment, vaste contactpersoon).
Wie doet wat
AI, vaste regels of een mens: per stap
Niet elke stap is AI, en dat hoeft ook niet.
-
1
E-mail komt binnen op de gedeelde inbox Vaste regel
-
2
AI leest de inhoud en bepaalt onderwerp en urgentie AI
-
3
Vaste regel bepaalt persoon of kanaal Vaste regel
Op basis van onderwerp, klantsegment of vaste contactpersoon, samen met jou vastgesteld.
-
4
Conceptantwoord klaargezet, waar van toepassing AI
-
5
Collega verstuurt of stelt bij Mens
Waar menselijke controle blijft
Veiligheidsaspecten
De koppeling leest en labelt e-mail, maar verwijdert nooit iets. Je ziet altijd precies wat er is gerouteerd en waarom.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Outlook
Microsoft Teams
+5 meer
Gmail
Google Workspace
Slack
HubSpot
Pipedrive
Als het niet vanzelf spreekt
Wat er gebeurt bij een uitzondering
Automatisering die overal "ja" op zegt, is geen automatisering waar je op kunt vertrouwen.
Onduidelijk type vraag
Kan de urgentie of het onderwerp niet met voldoende zekerheid worden bepaald, dan gaat de e-mail naar de gedeelde inbox in plaats van naar de verkeerde persoon.
Geen vrijgegeven conceptantwoord
Voor vraagtypes die jij niet hebt vrijgegeven voor een automatisch antwoord, wordt nooit zelfstandig iets verstuurd.