Klantenservice
Klantvragen automatisch beantwoorden
Veelgestelde vragen worden herkend en direct beantwoord, of doorgestuurd naar de juiste persoon.
Onderdeel van Procesautomatisering uitgelegd voor het MKB, E-mailautomatisering, AI-automatisering voor het MKB
Het probleem
Veel klantvragen zijn variaties op dezelfde vraag, maar elke vraag wordt nu individueel gelezen en beantwoord, terwijl het antwoord grotendeels hetzelfde is.
Huidige, handmatige situatie
Een medewerker leest de vraag, zoekt het antwoord op of typt het opnieuw, en stuurt het terug. Bij drukte loopt de reactietijd op.
Geautomatiseerde situatie
De vraag wordt herkend als veelgesteld en krijgt direct een antwoord op basis van jouw eigen informatie. Complexere of afwijkende vragen gaan naar een medewerker met een voorbereid conceptantwoord.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Klantvraag komt binnen
- AI herkent type vraag
- Vrijgegeven vraag: automatisch antwoord
- Overige vraag: conceptantwoord naar medewerker
Wat AI doet
Herkent het type vraag en de toon van de klant, en stelt een antwoord op basis van jouw eigen kennisbank en werkwijze, niet op basis van generieke internetinformatie.
Wat de automatisering doet
Verstuurt het antwoord automatisch bij vragen die jij daarvoor hebt vrijgegeven, en registreert de vraag en het antwoord in het CRM voor overzicht.
Wie doet wat
AI, vaste regels of een mens: per stap
Niet elke stap is AI, en dat hoeft ook niet.
-
1
Klantvraag komt binnen Vaste regel
-
2
AI herkent het type vraag en de toon AI
Op basis van jouw eigen kennisbank, niet generieke internetinformatie.
-
3
Vaste regel bepaalt: automatisch of naar een medewerker Vaste regel
Alleen vraagtypes die jij vooraf hebt vrijgegeven, gaan automatisch.
-
4
Vrijgegeven vraag: antwoord verstuurd, geregistreerd in het CRM Vaste regel
-
5
Overige vraag: medewerker controleert het conceptantwoord Mens
Waar menselijke controle blijft
Veiligheidsaspecten
De AI gebruikt uitsluitend jouw eigen, geautoriseerde kennisbron. Er wordt geen persoonlijke of financiële informatie van klanten aan derden getoond.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Outlook
HubSpot
+4 meer
Gmail
Pipedrive
Microsoft Teams
Slack
Als het niet vanzelf spreekt
Wat er gebeurt bij een uitzondering
Automatisering die overal "ja" op zegt, is geen automatisering waar je op kunt vertrouwen.
Vraag buiten de vrijgegeven categorieën
Gaat altijd naar een medewerker met een conceptantwoord, nooit automatisch de deur uit.
Klacht of duidelijk ontevreden toon
Wordt herkend en apart gemarkeerd voor persoonlijke opvolging, ook als de vraag zelf op een standaardonderwerp lijkt.