Automatiseringsscan
Zes korte vragen, en je ziet welk proces zich bij jou als eerste leent, met een indicatie van de tijdwinst en een rapport als PDF.
Start de scanVoor & na
Eén proces, stap voor stap uit elkaar gehaald
Automatisering blijft abstract tot je ziet welke handelingen er precies verdwijnen. Hieronder nemen we één alledaags proces: een inkomende factuur verwerken. We zetten de handmatige route naast de geautomatiseerde, inclusief wat er bewust menselijk blijft.
De situatie. Een leverancier mailt een factuur naar de algemene mailbox. Die moet worden opgeslagen, gecontroleerd, geboekt en betaald. En er moet iemand naar kijken die weet of het klopt.
Nu handmatig
9 handelingen · ±18 minuten per factuur
- 1 Mail openen en beoordelen of het een factuur is ±1 min
- 2 Bijlage downloaden ±1 min
- 3 Bestand hernoemen volgens de afgesproken conventie ±2 min
- 4 Juiste klant- of leveranciersmap opzoeken en het bestand erin zetten ±2 min
- 5 Leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw overtypen in de boekhouding ±4 min
- 6 Controleren of er een inkooporder of afspraak tegenover staat ±3 min
- 7 Doorsturen naar degene die moet goedkeuren ±1 min
- 8 Later terugzoeken of die goedkeuring er ook echt kwam ±2 min
- 9 Betaling klaarzetten ±2 min
Elke stap op zich stelt niets voor. Bij elkaar, elke dag opnieuw, is dit waar de tijd blijft en waar overtypfouten ontstaan.
Na automatisering
1 menselijke handeling · de rest loopt door
- 1 De automatisering herkent de factuur in de mailbox Op basis van afzender, onderwerp en de inhoud van de bijlage. Dus geen vaste regels die bij elke nieuwe leverancier stukgaan. automatisch
- 2 Gegevens worden uitgelezen en het bestand wordt gearchiveerd Leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw komen eruit; het bestand belandt hernoemd in de juiste map. automatisch
- 3 De boeking wordt klaargezet in de boekhouding Als concept, niet definitief. Klopt iets niet met het bedrag of de leverancier, dan wordt dat gemarkeerd. automatisch
- 4 Jij keurt goed of stelt bij Dit blijft bewust menselijk werk: hier zit het oordeel. Je ziet de factuur, de uitgelezen gegevens en de signalering naast elkaar. jij beslist
- 5 Na goedkeuring wordt de betaling klaargezet en iedereen bijgewerkt Boekhouding, archief en de betrokken collega zijn bij, zonder dat iemand iets hoeft door te geven. automatisch
Het werk verdwijnt niet: het verschuift van uitvoeren naar controleren. Dat is precies de bedoeling.
Bewust menselijk
Wat we níét automatiseren
Een automatisering die alles overneemt klinkt aantrekkelijk en is onbetrouwbaar. Dit blijft bij dit proces bij een mens liggen:
- Beoordelen of een factuur terecht is
- Beslissen bij afwijkingen of onbekende leveranciers
- Contact met de leverancier bij een geschil
Eerlijk is eerlijk
De eerste weken kijk je vaker mee dan daarna: een automatisering die documenten leest, moet je eigen leveranciers en uitzonderingen leren kennen. Dat is normaal en hoort bij de inrichting.
Nu jouw proces
Zie wat er bij jou te halen valt
Dit is één proces. Bij jou ziet het er anders uit. Met deze twee gratis tools zie je binnen een paar minuten waar jouw uren weglekken.
Proces-röntgenfoto
Upload een screenshot van je inbox, spreadsheet of planning. De AI markeert op je eigen scherm wat automatiseerbaar is.
Maak de röntgenfotoKlaar om slimmer te werken?
Welk proces bij jou verdient deze behandeling?
Plan een vrijblijvende intake. We halen samen één proces uit elkaar en laten zien welke stappen kunnen verdwijnen, en welke bewust blijven.