Veelgestelde vragen
Alles wat je wilt weten
Heldere antwoorden op de vragen die ondernemers ons het vaakst stellen, over automatisering, koppelingen, security en wat het kost. Staat je vraag er niet bij, stel hem dan gewoon.
Automatisering
Wat we doen, voor wie, en hoe je begint.
Wat doet SlimmerWerk AI precies?
We automatiseren terugkerend werk in het MKB: e-mail, documenten, planning, administratie en opvolging. Daarnaast helpen we organisaties grip houden op gegevens, AI-gebruik en leveranciers. Automatisering is de hoofdmoot; security en governance is de tweede competentie.
Voor welke bedrijven werken jullie?
Nederlands MKB, meestal 5 tot 100 medewerkers, met veel e-mail, documenten en klantvragen. We zien het vaakst administratie- en boekhoudkantoren, zakelijke dienstverleners, coaches en trainers, en makelaars. Zit je in een andere branche, dan is de vraag vooral of er veel terugkerend werk binnenkomt.
Moet ik mijn huidige software vervangen?
Nee. We koppelen juist de tools die je al gebruikt: Outlook, Gmail, je CRM, boekhouding en agenda, tot één werkend geheel. Je blijft werken in de systemen die je kent.
Heb ik technische kennis nodig?
Nee. Wij richten alles in, testen het en onderhouden het. Jij vertelt waar je tijd verliest; wij regelen de techniek. Wat we wel nodig hebben is iemand die het proces echt kent en beslissingen mag nemen.
Welk proces kan ik het beste als eerste automatiseren?
Meestal het proces dat vaak terugkomt, veel overtypen of zoeken kost, en waar fouten of vertraging vervelend zijn. In de gratis procesanalyse kijken we daar samen naar en kiezen we een eerste proces met duidelijke tijdwinst.
Wat als onze processen nog niet vastliggen?
Dat is geen probleem, en het is eerder regel dan uitzondering. We brengen je werkwijze eerst in kaart en maken zichtbaar welke stappen terugkomen. Vaak levert dat op zichzelf al overzicht op, nog vóór er iets geautomatiseerd is.
Waar zetten jullie AI voor in?
Op de stappen waar tekst of beeld begrepen moet worden: e-mails en documenten lezen, klantvragen herkennen, teksten opstellen, classificeren en routeren. De rest van een workflow loopt op vaste regels, want die zijn voorspelbaar en controleerbaar.
Vervangt AI mijn medewerkers?
Nee. Automatisering neemt routinewerk over; je mensen houden de regie en doen het werk dat er echt toe doet. Bij twijfelgevallen en uitzonderingen komt er altijd een mens aan te pas.
Wat automatiseren jullie liever niet?
Werk dat zelden voorkomt of elke keer anders is, beslissingen die om oordeel vragen, en processen die nog niemand kan uitleggen. Ook niet: een automatisering die zonder controle geld overmaakt of klanten aanschrijft in gevoelige situaties.
Integraties
Met welke systemen we koppelen, en hoe hard die belofte is.
Werken jullie met Microsoft 365?
Ja. We koppelen via de officiële Microsoft Graph API op Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive, met toestemming die je zelf verleent en op elk moment kunt intrekken.
Kunnen jullie iets met onze Outlook-mailbox?
Ja. Mail lezen, classificeren en routeren naar de juiste persoon, conceptantwoorden opstellen, bijlagen archiveren en agenda-items aanmaken. Outlook is het startpunt van vrijwel elk proces dat we bouwen.
Kunnen jullie koppelen met Exact of Moneybird?
Die staan bij ons als "koppelbaar op aanvraag": we realiseren de koppeling als maatwerk binnen je project, via de API, OAuth of een andere geschikte integratiemethode. Er staat dus geen standaardkoppeling klaar om aan te zetten. Vaak kiezen klanten bewust voor "klaarzetten ter controle" in plaats van direct inboeken.
Wij werken met Google Workspace, kan dat ook?
Ja, hetzelfde principe als bij Microsoft: koppelen via de officiële API's van Gmail, Google Drive en Agenda, met toestemming die je zelf beheert.
Wat betekenen "beschikbaar", "koppelbaar op aanvraag" en "in onderzoek"?
Beschikbaar betekent dat onze automatiseringsstack de integratie met dat systeem ondersteunt. Dat is geen kant-en-klaar standaardproduct: de workflow zelf bouwen we op jouw proces. Koppelbaar op aanvraag betekent dat we de koppeling als maatwerk realiseren, bijvoorbeeld via de API, een HTTP Request of OAuth. In onderzoek betekent dat we het systeem nog niet als leverbare koppeling aanbieden.
Ons systeem staat niet op jullie lijst. Kan het dan niet?
Dat hangt af van het systeem. Voor een systeem dat hier niet staat, hebben we geen vastgestelde status: of en hoe we ermee kunnen koppelen, beoordelen we eerst, bijvoorbeeld aan de hand van de API. Platforms als AFAS, Twinfield, SnelStart, Yuki en Nmbrs staan bij ons als "in onderzoek".
Die voorbeeldkoppelingen op de site, zijn die kant-en-klaar?
Nee. Het zijn voorbeeldworkflows die laten zien hoe systemen kunnen samenwerken, geen standaardproducten. Ook als alle systemen in een voorbeeld op "beschikbaar" staan, bouwen we de workflow binnen een opdracht en stemmen we hem af op jouw proces; de status van elk systeem staat er per kaart bij.
Wat als een tool die wij gebruiken verandert of stopt?
Dan passen we de koppeling aan of vervangen we hem. Doordat we bovenop je bestaande tools bouwen, kunnen we meebewegen met wat je gebruikt. Dat is precies waar beheer voor bedoeld is.
Security en governance
Securityvragen van klanten, AI-gebruik en wat wetgeving betekent.
Wat is leverancierssecurity?
Grote opdrachtgevers stellen hun leveranciers steeds vaker vragen over MFA, back-ups, toegangsbeheer en incidenten, meestal via een securityvragenlijst. Leverancierssecurity is onze dienst om die vragen te beantwoorden, ontbrekende maatregelen in te richten en het bewijs vast te leggen.
Kunnen jullie een securityvragenlijst voor ons invullen?
We helpen bij het uitzoeken, onderbouwen en formuleren, maar jij bevestigt de antwoorden zelf. Jij ondertekent de vragenlijst, dus jij moet erachter staan. We doen geen onafhankelijke audit en we certificeren niets.
Wat is het Leveranciersdossier?
Eén dossier met de securityantwoorden die in vrijwel elke vragenlijst terugkomen, plus het bewijs, de eigenaar en de reviewdatum per onderdeel. Zo hoef je bij de volgende vragenlijst niet opnieuw uit te zoeken hoe het zat. Het is geen keurmerk.
Wat is het Leveranciersregister, en kan ik dat zelf gebruiken?
Het brengt in kaart welke leveranciers bij je systemen en gegevens kunnen, hoe kritiek ze zijn en wanneer ze beoordeeld zijn. Het is op dit moment een dienst, geen online applicatie waarin je zelf inlogt: dat vraagt eerst inloggen, gescheiden klantomgevingen en versleutelde opslag.
Wat houdt AI Governance Starter in?
Een startpakket voor het MKB: inventarisatie van de AI-tools die in gebruik zijn, een AI-register met eigenaar en gegevens per toepassing, een kort gebruiksbeleid, een rolverdeling en een reviewafspraak. Geen consultancytraject van maanden.
Helpen jullie ons AI Act-compliant te worden?
We helpen met inventarisatie, structuur en uitvoering, zodat je zelf kunt onderbouwen hoe het geregeld is. Maar we geven geen verklaring dat je aan de AI Act voldoet en geen oordeel of een toepassing hoogrisico is. Dat is aan een jurist of een toezichthouder.
Wat is de Cyberbeveiligingswet en geldt die voor ons?
De Cyberbeveiligingswet is de Nederlandse uitwerking van NIS2 en geldt sinds 15 augustus 2026 voor ongeveer 8.000 organisaties die essentiële of belangrijke diensten leveren. De meeste MKB-bedrijven vallen er zelf niet onder, maar merken het via securityvragen van klanten die er wél onder vallen.
Is NIS2 hetzelfde als de Cyberbeveiligingswet?
Bijna. NIS2 is de Europese richtlijn; de Cyberbeveiligingswet is hoe Nederland die in nationale wetgeving heeft omgezet. In de praktijk bedoelen mensen met "NIS2" meestal de Nederlandse wet.
Wat is de CRA en geldt die voor elk MKB-bedrijf?
Nee. De Cyber Resilience Act richt zich op fabrikanten, importeurs en distributeurs van producten met digitale elementen. Gebruik je software alleen, dan val je er niet onder. Maak je software, dan gelden vanaf 11 september 2026 meldverplichtingen bij actief uitgebuite kwetsbaarheden en ernstige incidenten.
Zijn jullie ISO 27001 gecertificeerd?
Nee, en we voeren dat ook niet op. Wat we wel hebben staat per onderwerp op ons Trust Center, met een eerlijke status: ingericht, procesmatig geregeld, in ontwikkeling of nog te formaliseren. Ook wat er nog niet af is.
Kosten en werkwijze
Wat het kost, hoe lang het duurt en hoe een traject verloopt.
Wat kost automatisering?
De kennismaking en de eerste procesanalyse zijn gratis en vrijblijvend. Daarna hangt de prijs af van het aantal systemen, de complexiteit van de regels, het volume, de uitzonderingen en of er goedgekeurd moet worden. Er staan bewust nog geen bedragen op de site.
Wat betekent "prijs na procesanalyse"?
Dat we eerst samen vaststellen wat er precies moet gebeuren, en pas daarna een prijs noemen. Twee bedrijven die allebei "facturen automatisch verwerken" willen, kunnen een factor vijf uit elkaar liggen. Een vanaf-prijs die in het eerste gesprek niet standhoudt, kost meer vertrouwen dan hij oplevert.
Hoe snel zie ik resultaat?
We werken in korte stappen. Een kleine automatisering staat meestal binnen 1 tot 2 weken, een proces van begin tot eind binnen 2 tot 4 weken. Dat is een ervaringsregel, geen toezegging: het hangt af van het aantal systemen en hoe snel er beslissingen genomen kunnen worden.
Hoe verloopt een traject?
Kennismaking, procesanalyse, ontwerp, bouw, test, livegang, en daarna beheer en optimalisatie. We beginnen altijd met één proces van begin tot eind en meten het resultaat voordat we uitbreiden.
Wat hebben jullie van ons nodig om te starten?
Iemand die het proces echt kent en beslissingen mag nemen, toegang tot de systemen die meedoen met alleen de rechten die nodig zijn, een paar echte voorbeelden inclusief de rommelige gevallen, en tijd om mee te kijken tijdens de test.
Wie onderhoudt de automatiseringen daarna?
Dat kunnen wij doen: bewaken dat alles blijft draaien, storingen opvolgen en aanpassen als je proces of software verandert. Beheer is een keuze met een eigen prijs, geen verplichting die er automatisch bij hoort.
Wat als er iets misgaat in een automatisering?
Elke automatisering vangt fouten op en wordt bewaakt. Uitzonderingen komen automatisch bij een mens terecht, met de context erbij, zodat er niets stilletjes fout gaat.
Privacy en gegevens
Wat er met jouw gegevens gebeurt, en wat je hier beter niet deelt.
Is onze data veilig bij jullie?
De automatisering krijgt alleen toegang tot wat hij nodig heeft, en die toegang verleen je zelf. Je kunt hem op elk moment intrekken, en we vragen nooit om iemands persoonlijke wachtwoord. Wat we per onderwerp technisch geregeld hebben, en wat nog niet, staat op het Trust Center.
Wie kan er bij onze gegevens?
Alleen wat de automatisering nodig heeft, en niet meer. Je verleent die toegang zelf via de officiële koppelmethode van je systeem en kunt hem op elk moment intrekken. We vragen nooit om iemands persoonlijke wachtwoord.
Gebruiken jullie onze gegevens om AI te trainen?
Nee. Waar we AI inzetten gebruiken we zakelijke API's die de ingevoerde gegevens niet gebruiken om modellen te trainen. Daarnaast beperken we welke gegevens de AI überhaupt te zien krijgt.
Wat gebeurt er met wat ik in de chat typ?
Je bericht gaat met de recente gespreksgeschiedenis naar onze AI-dienstverlener OpenAI, via een zakelijke API die niet traint op de invoer. Op onze server bewaren we het gesprek niet; je browser houdt het tijdelijk vast in dit tabblad. Vraag je een procesanalyse aan, dan slaan we die aanvraag wél op.
Kan ik vertrouwelijke informatie in de chat zetten?
Liever niet. Beschrijf je proces gerust, maar in algemene termen. Zet er geen wachtwoorden, BSN, klantdossiers of complete klantenlijsten in. Voor gevoelige informatie spreken we een veilige manier van uitwisselen af.
Worden mijn antwoorden op de Security Check bewaard?
Nee. De Security Check en de AI Act Zelfcheck verwerken je antwoorden en slaan ze niet op. Ze komen niet in de adresbalk, niet in je browser en niet in onze statistieken. Er gaat alleen die ene aanvraag naar de server.
Hoe lang bewaren jullie mijn aanvraag?
Leidt een aanvraag niet tot een samenwerking, dan verwijderen we hem uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact. Wil je eerder verwijderd worden, dan mail je dat en regelen we het.
Tools en demo's
Wat je zelf kunt uitproberen, en wat een demonstratie is.
Welke gratis tools hebben jullie?
Zes, allemaal zonder account: de Procesarchitect (blueprint van je proces), de Automatiseringsscan (zes vragen, tijdwinst), de Proces-röntgenfoto (schermafbeelding analyseren), de Security Check, de AI Act Zelfcheck en de Automation Library.
Wat is het verschil tussen de Security Check en de AI Act Zelfcheck?
De Security Check gaat over hoe je ervoor staat bij securityvragen van klanten: toegang, apparaten, back-ups, incidenten. De AI Act Zelfcheck gaat over AI-gebruik in je organisatie: welke tools, welke gegevens, wie controleert. Allebei gratis, allebei op vaste regels zonder AI, allebei zonder score.
Wat is de Procesarchitect?
Een tool waarmee je in een paar stappen je proces beschrijft en direct een blueprint terugkrijgt: trigger, workflowstappen, koppelingen, waar een mens meekijkt en wat er misgaat. Rule-based, dus geen verzonnen koppelingen, en je invoer wordt niet opgeslagen.
Wat is de Automation Library?
Een naslagwerk met concrete automatiseringen, per stuk uitgewerkt: het probleem, hoe de automatisering werkt, welke systemen erbij horen en waar een mens meekijkt. Bedoeld om ideeën op te doen, niet als bestelcatalogus.
Is de Control Room echt of een demo?
Een demonstratie. Je ziet hoe het eruitziet als meerdere automatiseringen tegelijk lopen: gebeurtenissen, filters, detailweergave en wat er gebeurt bij een uitzondering. Alle gegevens erin zijn voorbeeldgegevens; het is geen klantomgeving en geen product dat je krijgt.
Praat ik in de chat met een mens of met AI?
Met een AI-assistent, en dat staat er ook bij zodra je het gesprek opent. Hij kent onze diensten, tools, integraties en werkwijze, en verwijst je door naar een mens zodra het over een prijs, een lopend project of een juridische vraag gaat.
Wat doet de Proces-röntgenfoto met mijn schermafbeelding?
Die wordt in je browser verkleind, ontdaan van EXIF-gegevens en eenmalig naar het AI-model gestuurd om te markeren wat automatiseerbaar is. Wij slaan de afbeelding niet op. Maak namen, bedragen en e-mailadressen wel eerst onleesbaar.
Hoe neem ik contact op?
Via het formulier op de contactpagina, per mail naar info@slimmerwerkai.nl, of via LinkedIn. Op een aanvraag reageren we binnen één werkdag persoonlijk. Bel je liever, vraag daar dan om; dan bellen we terug.
Staat je vraag er niet bij?
Stel 'm in een gratis intakeKlaar om slimmer te werken?
Ontdek wat automatisering jouw bedrijf oplevert.
Vraag een gratis, vrijblijvende procesanalyse aan. We analyseren één proces en laten concreet zien waar tijd en marge te winnen valt, geen verplichtingen.