Dit is het proces dat we ook zelf gebruiken als uitgangsvoorbeeld: zie /voorbeeld voor de volledige stap-voor-stap-vergelijking tussen de handmatige en de geautomatiseerde route, inclusief wat er bewust menselijk blijft.
Finance
Facturen automatisch verwerken en boeken
Facturen uit de mailbox worden herkend, uitgelezen en klaargezet ter goedkeuring in je boekhouding.
Onderdeel van Factuurverwerking automatiseren, Procesautomatisering uitgelegd voor het MKB, AI-automatisering voor het MKB
Het probleem
Een leverancier mailt een factuur naar de algemene mailbox. Die moet worden opgeslagen, gecontroleerd, geboekt en betaald, en er moet iemand naar kijken die weet of het klopt.
Huidige, handmatige situatie
Bijlage downloaden, bestand hernoemen, de juiste klant- of leveranciersmap opzoeken, en leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw met de hand overtypen in de boekhouding.
Geautomatiseerde situatie
De factuur wordt herkend op basis van afzender, onderwerp en de inhoud van de bijlage. Gegevens worden uitgelezen, het bestand wordt hernoemd en gearchiveerd, en een conceptboeking staat klaar.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Factuur komt binnen op de mailbox
- AI leest leverancier, bedrag en datum uit
- Bestand wordt hernoemd en gearchiveerd
- Conceptboeking klaargezet in de boekhouding
- Jij keurt goed of stelt bij
Wat AI doet
Herkent of een e-mail een factuur bevat en leest leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw uit de bijlage, ook bij een nieuw sjabloon van een leverancier die nog niet eerder voorkwam.
Wat de automatisering doet
Archiveert het bestand volgens een vaste naamgeving in de juiste map en zet de conceptboeking klaar in de boekhouding, zonder deze definitief te maken.
Wie doet wat
AI, vaste regels of een mens: per stap
Niet elke stap is AI, en dat hoeft ook niet.
-
1
Factuur komt binnen op de mailbox Vaste regel
Herkend op basis van afzender, bijlagetype en onderwerp.
-
2
AI leest leverancier, bedrag en datum uit AI
Ook bij een lay-out die nog niet eerder voorkwam.
-
3
Bestand wordt hernoemd en gearchiveerd Vaste regel
-
4
Conceptboeking klaargezet in de boekhouding Vaste regel
-
5
Jij keurt goed of stelt bij Mens
Standaardfacturen van bekende leveranciers kunnen sneller door; afwijkingen gaan altijd langs jou.
Waar menselijke controle blijft
Menselijke controle aanbevolen
Jij keurt de boeking goed of stelt bij. Afwijkende bedragen en onbekende leveranciers worden gemarkeerd in plaats van gegokt, dat blijft altijd mensenwerk.
Veiligheidsaspecten
De koppeling met je boekhoudpakket krijgt alleen schrijfrechten op facturen en boekingen (least privilege), niet op de rest van je administratie.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Outlook
Exact
Moneybird
+5 meer
SharePoint
OneDrive
Gmail
Google Drive
e-Boekhouden
Als het niet vanzelf spreekt
Wat er gebeurt bij een uitzondering
Automatisering die overal "ja" op zegt, is geen automatisering waar je op kunt vertrouwen.
Lage confidence in de herkenning
De factuur wordt gemarkeerd voor menselijke controle in plaats van dat er een onzeker cijfer wordt geboekt.
Onbekende leverancier
Wordt aan je voorgelegd zodat jij bepaalt of het een nieuwe, legitieme leverancier is, in plaats van automatisch geboekt.
Afwijkend bedrag
Wijkt het bedrag sterk af van eerdere facturen van dezelfde leverancier, dan wordt dat gemarkeerd in plaats van stilzwijgend geboekt.
Ontbrekende gegevens
Mist de factuur een verplicht gegeven zoals het factuurnummer, dan komt hij bij een mens terecht in plaats van met een leeg veld geboekt te worden.