E-mail
Complexiteit: Gemiddeld
Inkomende e-mail classificeren en routeren
Klantvragen worden automatisch gelezen, geclassificeerd en naar de juiste persoon gestuurd.
Bekijk automatiseringE-mailautomatisering
Inkomende e-mail automatisch lezen, classificeren, routeren en waar mogelijk beantwoorden, zodat een volle inbox geen dagelijkse stress meer is.
Een gedeelde inbox is voor veel MKB-bedrijven het drukste knooppunt in het bedrijf: klantvragen, offerteverzoeken, facturen en interne berichten komen allemaal via hetzelfde kanaal binnen. Handmatig sorteren kost structureel tijd, en juist bij drukte is de kans het grootst dat iets blijft liggen.
E-mailautomatisering betekent dat binnenkomende e-mail wordt gelezen en geclassificeerd zodra hij binnenkomt, naar de juiste persoon of het juiste proces gaat, en bij veelgestelde vragen direct een conceptantwoord krijgt. Geen robotachtige standaardmails: de toon en inhoud sluiten aan bij hoe jij normaal communiceert.
Waarom niet gewoon een spamfilter of regel
Een vaste regel ("bevat het woord factuur → naar map X") breekt zodra de formulering afwijkt. AI leest de inhoud en de context, niet alleen trefwoorden, en herkent daardoor ook een factuur die er anders uitziet dan verwacht.
Zo werkt de herkenning
Wat er met binnenkomende e-mail gebeurt
Fictief voorbeeld: geen echte klantdata.
info@voorbeeldbedrijf.nl
Voorbeeld
-
Factuur augustus NormaalFactuur Financiële administratie
Automatisch doorgezet naar de boekhouding.
-
Nieuwe offerteaanvraag HoogOfferteaanvraag Sales
Toegewezen aan de accountmanager, met de aanvraag als context.
-
Vraag over mijn afspraak NormaalPlanning Agenda
Voorstel voor een nieuw moment automatisch teruggestuurd.
-
Klacht over levertijd HoogKlacht Klantenservice
Direct bij een medewerker gelegd, niet automatisch beantwoord.
Menselijke controle vereist -
Algemene vraag over openingstijden LaagKlantvraag Klantenservice
Conceptantwoord klaargezet op basis van de kennisbank.
Voor & na
Hetzelfde proces, twee routes
Handmatig
- Inbox doorlopen en per e-mail beoordelen waar die over gaat
- Bepalen wie de vraag moet oppakken
- E-mail handmatig doorsturen of forwarden
- Antwoord opzoeken of van scratch opstellen
- Klantgegevens opzoeken in het CRM
- Antwoord versturen
- Vraag en antwoord (niet) vastleggen voor later overzicht
7 handelingen
2 systeemwissels
2 menselijke beslissingen
2 foutgevoelige momenten
Kopieerwerk klantgegevens opzoeken per vraag
Wachttijd oploopt bij drukte
Geautomatiseerd
Trigger E-mail komt binnen op de gedeelde mailbox
- AI Inhoud en urgentie geïnterpreteerd
- Regel Routering naar persoon of kanaal
- AI Conceptantwoord klaargezet bij vrijgegeven vraagtypes
- Mens Collega verstuurt of stelt bij
- Regel Vraag en antwoord geregistreerd in het CRM
Menselijke controle vereist
Vragen buiten de vrijgegeven categorieën gaan altijd met een conceptantwoord naar een medewerker, nooit automatisch de deur uit.
5 stappen
± enkele minuten per beantwoorde vraag (indicatief)
Gelogd: Welke e-mail naar wie is gerouteerd en waarom.
Indicatief voorbeeld; de precieze stappen en tijd hangen af van jouw proces.
Uit de Automation Library
Concrete automatiseringen
Elk met probleem, aanpak, benodigde koppelingen en waar menselijke controle blijft.
E-mail
Complexiteit: Eenvoudig
Interne escalatie bij uitblijvende reactie
Blijft een klantvraag te lang liggen, dan krijgt een leidinggevende automatisch een seintje.
Bekijk automatisering
Klantenservice
Complexiteit: Gemiddeld
Klantvragen automatisch beantwoorden
Veelgestelde vragen worden herkend en direct beantwoord, of doorgestuurd naar de juiste persoon.
Bekijk automatisering
Marketing
Complexiteit: Gemiddeld
Nieuwsbrief samenstellen uit de kennisbank
Een nieuwsbriefconcept wordt automatisch opgebouwd uit recent gepubliceerde artikelen en updates.
Bekijk automatiseringMicrosoft 365: Veel MKB-bedrijven draaien volledig op Microsoft 365. We koppelen erop via de officiële Microsoft Graph API, met toestemming die je zelf verleent en op elk moment kunt intrekken.
Bekijk deze integratiesVeelgestelde vragen
Wat we hierover het vaakst horen
Leest de AI al onze e-mail, ook privégesprekken?
Nee. De koppeling wordt afgebakend tot de mailbox(en) die je zelf aanwijst, meestal een gedeelde of functionele inbox, niet persoonlijke mailboxen van medewerkers.
Gaat er automatisch antwoord naar de klant?
Alleen bij vragen die jij daarvoor vrijgeeft, met een tekst die jij hebt vastgesteld. Bij al het andere krijgt een collega een conceptantwoord dat hij nog kan aanpassen.
Wat als de AI een e-mail verkeerd classificeert?
Twijfelgevallen gaan naar de gedeelde inbox in plaats van naar de verkeerde persoon. Niets wordt verwijderd of onzichtbaar gemaakt; je kunt altijd terugzien wat er is gerouteerd.
Werkt dit ook met Gmail in plaats van Outlook?
Ja, hetzelfde principe werkt via de Gmail-API. Zie onze pagina over <a href="/integraties#google-workspace">Google Workspace-integraties</a>.
Klaar om slimmer te werken?
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken samen of, en hoe, dit voor jouw situatie werkt.