Privacybeleid

Versie 2.0 — laatst bijgewerkt: 1 juli 2026

1. Wie zijn wij?

SlimmerWerk AI is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier.

• Naam: SlimmerWerk AI
• Rechtsvorm: Eenmanszaak
• KvK-nummer: 97111201
• Werkgebied: Heel Nederland
• E-mail: info@slimmerwerkai.nl

Heb je een vraag over dit beleid of over de verwerking van je gegevens? Neem dan contact op via info@slimmerwerkai.nl. We hebben geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (FG); je kunt met al je privacyvragen rechtstreeks bij ons terecht.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken uitsluitend gegevens die je zelf aan ons verstrekt of die technisch noodzakelijk zijn voor een veilige en goed werkende website. We verzamelen niet méér dan nodig (dataminimalisatie). Concreet gaat het om:

a. Contact- en intakeformulier

• Naam;
• Bedrijfsnaam;
• E-mailadres;
• Een eventueel voorkeursmoment voor contact;
• De procesbeschrijving of vraag die je zelf invult.

b. AI-chatassistent

• De berichten die je in de chat typt;
• De naam en het e-mailadres die je eventueel opgeeft als je via de chat een intake wilt plannen.

Zie paragraaf 4 voor de specifieke werking van de chat.

c. E-mailcontact

• Je e-mailadres en alle gegevens die je zelf in je bericht opneemt.

d. Technische gegevens

• Beperkte serverloggegevens (zoals IP-adres, datum/tijd, opgevraagde pagina en browsertype), die nodig zijn voor de beveiliging, foutopsporing en goede werking van de website.

e. Automatiseringsscan, proces-röntgen en benchmark

• De antwoorden die je in de automatiseringsscan invult worden gebruikt om je resultaat en (optioneel) een persoonlijk adviesrapport te tonen.
• Een afbeelding die je uploadt in de proces-röntgen wordt uitsluitend in het geheugen verwerkt voor de eenmalige analyse en niet opgeslagen — nergens, ook niet tijdelijk.
• Voor onze publieke automatiseringsbenchmark bewaren we per afgeronde scan of röntgen één anonieme meting: alleen het type (scan/röntgen), de branchecategorie, de numerieke uitkomst en het moment. Deze metingen bevatten geen naam, e-mailadres, IP-adres of afbeelding en zijn niet tot jou herleidbaar; we tonen ze uitsluitend geaggregeerd (met een minimum-aantal per groep).

3. Doeleinden en grondslagen

We verwerken je gegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen en altijd op basis van een geldige grondslag uit artikel 6 AVG:

• Je aanvraag afhandelen en contact met je opnemen (contact- en intake-aanvragen en de AI-chat) — grondslag: uitvoering van of het nemen van stappen vóór een overeenkomst op jouw verzoek, en/of ons gerechtvaardigd belang om aanvragen te kunnen beantwoorden.
• De website veilig en goed laten werken (loggegevens, misbruikpreventie, rate-limiting) — grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht bij een opdracht — grondslag: wettelijke verplichting.

Verstrek je bepaalde gegevens niet, dan kunnen we je aanvraag mogelijk niet (goed) in behandeling nemen. Het invullen van formulieren en het gebruik van de chat is altijd vrijwillig.

4. De AI-chatassistent

Op onze website kun je een AI-chatassistent gebruiken die je helpt met vragen over automatisering. Om je bericht te kunnen beantwoorden, sturen we de tekst die je typt naar onze AI-dienstverlener OpenAI, die het antwoord genereert. We verwerken de chat om je vraag te beantwoorden en, als je daarom vraagt, om een intake voor je vast te leggen.

• Volgens het zakelijke (API-)beleid van OpenAI worden de via de chat verzonden gegevens niet gebruikt om hun AI-modellen te trainen en slechts kort bewaard voor het opsporen van misbruik.
• De verwerking kan (deels) buiten de EER plaatsvinden; zie paragraaf 7 voor de waarborgen.
• Geef in de chat geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens prijs (zoals gezondheids-, financiële of BSN-gegevens). De chat is bedoeld voor algemene vragen, niet voor het delen van vertrouwelijke informatie.
• Het chatgesprek wordt tijdelijk in je eigen browser bewaard (session storage), zodat het bij het navigeren tussen pagina's behouden blijft. Het wordt gewist zodra je het tabblad sluit.

AI-antwoorden kunnen fouten bevatten en zijn indicatief. Aan de inhoud van een chatgesprek kun je geen rechten ontlenen; voor een concreet advies of prijsopgave verwijzen we naar een vrijblijvende intake.

5. Cookies en lokale opslag

We plaatsen geen tracking-, advertentie- of marketingcookies en volgen je niet over verschillende websites heen. We gebruiken op dit moment ook geen analyse- of statistiekentools die persoonsgegevens verwerken. Daarom is een cookiebanner niet nodig. Wel gebruiken we de volgende functionele techniek:

• Functionele lokale opslag: je gekozen thema (licht/donker) en een lopend chatgesprek worden in je eigen browser opgeslagen (local/session storage). Deze gegevens blijven op je apparaat en worden niet naar ons verzonden.

Zetten we in de toekomst een privacyvriendelijke, cookieloze statistiekoplossing in, dan werken we dit privacybeleid daarop bij.

6. Ontvangers en verwerkers

We verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met derden voor commerciële doelen. Voor het leveren van onze dienst schakelen we een beperkt aantal zorgvuldig gekozen dienstverleners (verwerkers) in, die uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies handelen. Met deze partijen sluiten we waar vereist een verwerkersovereenkomst. Het gaat om de volgende categorieën:

• Hostingprovider — voor het hosten van de website en de opslag van aanvragen op onze server;
• E-maildienst (Microsoft 365) — voor het ontvangen en versturen van e-mail, waaronder aanvraag- en bevestigingsmails;
• AI-dienstverlener (OpenAI) — voor het genereren van antwoorden in de chatassistent.

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op grond van een rechtmatig verzoek van een bevoegde autoriteit.

7. Doorgifte buiten de EER

In beginsel worden je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Voor de AI-chatassistent kan verwerking (deels) buiten de EER, met name in de Verenigde Staten, plaatsvinden. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen zoals bedoeld in de AVG, doorgaans via de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en/of een geldig adequaatheidskader, zodat je gegevens ook daar passend beschermd blijven. Meer informatie hierover kun je bij ons opvragen.

8. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen hierboven:

• Aanvragen die niet tot een samenwerking leiden: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact;
• Gegevens die horen bij een opdracht/overeenkomst: gedurende de samenwerking en daarna conform de wettelijke bewaartermijnen (voor de financiële administratie geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar);
• E-mailcorrespondentie: zolang dat nodig is voor een goede afhandeling en dossiervorming;
• Serverloggegevens: kortstondig, voor beveiliging en foutopsporing;
• Lokale opslag in je browser (thema, chatgesprek): tot je die zelf wist of het tabblad/de browser sluit.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk aan:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
• Beveiligingsheaders en een strikt inhoudsbeveiligingsbeleid (CSP);
• Maatregelen tegen misbruik van formulieren en de chat (o.a. rate-limiting en spamfilters);
• Beperkte toegang tot gegevens op basis van noodzaak;
• Zorgvuldige omgang met inloggegevens en koppelingen van gekoppelde systemen.

Mocht er onverhoopt toch een datalek optreden met een risico voor jouw rechten en vrijheden, dan handelen we conform onze wettelijke meldplicht.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage — opvragen welke gegevens we van je verwerken;
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren;
• Verwijdering — je gegevens laten wissen ("recht op vergetelheid");
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten stopzetten;
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• Overdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen;
• Intrekken van toestemming — voor zover een verwerking op toestemming berust, kun je die op elk moment intrekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een e-mail naar info@slimmerwerkai.nl. Om je privacy te beschermen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen. We reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover we je dan tijdig informeren. Aan de behandeling van een verzoek zijn in beginsel geen kosten verbonden.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering. De AI-chatassistent geeft algemene informatie en neemt geen beslissingen over jou.

12. Minderjarigen

Onze website en dienstverlening richten zich op ondernemers en organisaties, niet op kinderen. We verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Denk je dat we dat toch hebben gedaan? Neem dan contact met ons op, dan verwijderen we de gegevens.

13. Onze rol als verwerker bij opdrachten

Bij het bouwen en beheren van automatiseringen kunnen we in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken die in de systemen van die klant staan (bijvoorbeeld e-mail, documenten of klantgegevens). In die situatie is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. We verwerken die gegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant en op basis van een verwerkersovereenkomst waarin afspraken over doel, beveiliging, geheimhouding en bewaring zijn vastgelegd. Automatisering neemt routinewerk over; de klant houdt te allen tijde de regie en de controle over de gegevens.

14. Klacht indienen

Heb je een klacht of ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@slimmerwerkai.nl — we lossen het graag samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in de wet- en regelgeving. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan het versienummer en de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen zullen we dat waar redelijkerwijs mogelijk actief kenbaar maken.