Beschikbaarheid of voorraad controleren gebeurt binnen het systeem waarin jij dat al bijhoudt (bijvoorbeeld je CRM, boekhouding of voorraadmodule); we koppelen via de API die dat systeem beschikbaar stelt, in plaats van een nieuw voorraadsysteem te introduceren.
Operations
Orderverwerking automatiseren
Een nieuwe order wordt herkend, gekoppeld aan de klant, geregistreerd en bevestigd, zonder los overtypen.
Onderdeel van Procesautomatisering uitgelegd voor het MKB
Het probleem
Een nieuwe order moet worden herkend, gecontroleerd, geregistreerd en bevestigd, en dat gebeurt nu grotendeels los van elkaar: even in de mail kijken, klantgegevens opzoeken, handmatig registreren en dan pas een bevestiging sturen.
Huidige, handmatige situatie
Een medewerker leest de order, zoekt de klant op in het CRM of de administratie, controleert beschikbaarheid, registreert de order handmatig, en stuurt daarna zelf een bevestiging en een interne taak.
Geautomatiseerde situatie
De order wordt herkend zodra hij binnenkomt, automatisch gekoppeld aan een bestaand klantprofiel of als nieuw aangemaakt, en de gegevens worden gevalideerd voordat de bevestiging en een interne taak automatisch de deur uitgaan.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Order komt binnen
- Klant herkend of gecontroleerd
- Gegevens en beschikbaarheid gevalideerd
- Order geregistreerd
- Bevestiging en interne taak verstuurd
- Administratie bijgewerkt
Wat AI doet
Leest de inhoud van de order (uit mail of formulier) en herleidt welke klant, producten of dienst en gewenste levering het betreft, ook als het format per kanaal verschilt.
Wat de automatisering doet
Koppelt de order aan het klantprofiel, registreert hem in het gekoppelde systeem, verstuurt de bevestiging en zet een interne taak klaar voor wie de order verder afhandelt.
Wie doet wat
AI, vaste regels of een mens: per stap
Niet elke stap is AI, en dat hoeft ook niet.
-
1
Order komt binnen, via mail of formulier Vaste regel
-
2
AI herleidt klant, producten en gewenste levering AI
Ook als het format per kanaal verschilt: een e-mail leest anders dan een formulier-inzending.
-
3
Klant wordt herkend of als nieuw aangemaakt Vaste regel
-
4
Ordergegevens en beschikbaarheid worden gevalideerd Vaste regel
Beschikbaarheid wordt gecontroleerd in het systeem waarin jij dat al bijhoudt.
-
5
Order wordt geregistreerd in het gekoppelde systeem Vaste regel
-
6
Interne taak en notificatie worden aangemaakt Vaste regel
-
7
Bevestiging wordt naar de klant verstuurd Vaste regel
-
8
Nieuwe klant of afwijking: jij controleert Mens
Bij een onbekende klant of iets ongebruikelijks wordt de order voorgelegd in plaats van automatisch bevestigd.
Waar menselijke controle blijft
Menselijke controle aanbevolen
Bij een nieuwe, onbekende klant of een afwijkende bestelling (bijvoorbeeld een ongebruikelijke hoeveelheid of afleveradres) wordt de order ter controle voorgelegd in plaats van automatisch bevestigd.
Veiligheidsaspecten
Klantgegevens worden alleen gebruikt om de order te verwerken en blijven binnen je eigen CRM en administratie.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
HubSpot
Exact
+5 meer
Pipedrive
Moneybird
Outlook
Notion
Trello
Als het niet vanzelf spreekt
Wat er gebeurt bij een uitzondering
Automatisering die overal "ja" op zegt, is geen automatisering waar je op kunt vertrouwen.
Onbekende klant
Komt de order van een klant die nog niet in je systeem staat, dan wordt dat aan je voorgelegd voordat de order definitief wordt geregistreerd.
Afwijkende hoeveelheid of afleveradres
Een ongebruikelijk grote bestelling of een afwijkend afleveradres wordt gemarkeerd in plaats van automatisch bevestigd.
Mogelijk duplicaat
Lijkt een order sterk op een net eerder geregistreerde order van dezelfde klant, dan wordt dat gesignaleerd in plaats van twee keer geregistreerd.
Ontbrekende gegevens
Mist de order een verplicht gegeven (bijvoorbeeld het aantal of het afleveradres), dan komt hij bij een mens terecht in plaats van onvolledig geregistreerd te worden.