Integratie · Microsoft 365
Outlook
Outlook koppelen aan je werkproces
Voor de meeste klanten is de mailbox het drukste knooppunt in het bedrijf. Outlook is daarom vaak de eerste plek waar we automatisering inzetten.
Outlook krijgt bij de meeste MKB-bedrijven alles binnen: klantvragen, offerteverzoeken, facturen, interne berichten, leads. Handmatig sorteren en beantwoorden kost structureel tijd, en juist bij drukte is de kans het grootst dat iets blijft liggen.
We koppelen met Outlook via de Microsoft Graph API, meestal op een gedeelde of functionele mailbox, niet op de persoonlijke mailbox van elke medewerker. Vanaf daar leest, classificeert en routeert de automatisering, en stelt waar dat kan een conceptantwoord voor.
Wat we ermee kunnen
- E-mails classificeren op onderwerp en urgentie.
- Klantvragen routeren naar de juiste persoon of het juiste Teams-kanaal.
- Facturen en bijlagen herkennen en doorzetten naar de administratie.
- Leads herkennen en doorzetten naar het CRM.
- Afspraakverzoeken herkennen en een voorstel voor een moment terugkoppelen.
- Conceptantwoorden voorbereiden voor veelgestelde vragen.
Welke gegevens
Waar de koppeling wel en niet bij kan
- Inhoud, afzender en bijlagen van berichten in de gekoppelde mailbox.
- Agenda-beschikbaarheid voor het inplannen van afspraken.
- Geen inhoud van mailboxen die niet expliciet zijn gekoppeld.
Voorbeeldworkflow
Zo kan een workflow met Outlook lopen
Een voorbeeld op basis van veelvoorkomende koppelingen, geen belofte over de exacte technische invulling van jouw proces.
-
1
E-mail komt binnen op de gekoppelde mailbox Vaste regel
-
2
AI leest de inhoud en bepaalt het type en de urgentie AI
Factuur, offerteaanvraag, klacht, lead of algemene vraag.
-
3
Vaste regel routeert naar persoon, kanaal of systeem Vaste regel
-
4
Conceptantwoord klaargezet, waar van toepassing AI
-
5
Medewerker verstuurt of stelt bij Mens
Beveiliging
De koppeling leest en labelt e-mail, maar verwijdert nooit iets zelfstandig. Je ziet altijd precies wat er is gerouteerd en waarom, via de logging die bij elke automatisering hoort.
Authenticatie
OAuth 2.0 via de Microsoft Graph API, met rechten beperkt tot de gekoppelde mailbox(en).
Menselijke controle
Alleen vraagtypes die jij vooraf vrijgeeft, krijgen automatisch een antwoord met een tekst die jij hebt vastgesteld. Bij twijfel gaat een e-mail naar de gedeelde inbox in plaats van naar de verkeerde persoon.
Combinaties
Vaak gecombineerd met
-
Outlook
Beschikbaar
-
Exact
Koppelbaar op aanvraag
Outlook + Exact
Facturen die binnenkomen in Outlook worden gelezen, uitgelezen en als conceptboeking klaargezet in Exact.
Voorbeeldworkflow
- Factuur komt binnen in Outlook
- AI leest leverancier, bedrag en datum
- Conceptboeking klaargezet in Exact
- Jij keurt goed
-
Outlook
Beschikbaar
-
HubSpot
Beschikbaar
Outlook + HubSpot
Een nieuwe aanvraag in de mailbox wordt herkend als lead, verrijkt en direct in HubSpot toegewezen aan de juiste accountmanager.
Voorbeeldworkflow
- E-mail herkend als lead
- AI verrijkt met beschikbare bedrijfsgegevens
- Contact aangemaakt in HubSpot
- Toegewezen aan accountmanager
Bekijk ook: Microsoft 365
Onderdeel van Microsoft 365-automatisering, E-mailautomatisering
Veelgestelde vragen