Interne escalatie bij uitblijvende reactie
Blijft een klantvraag te lang liggen, dan krijgt een leidinggevende automatisch een seintje.
Onderdeel van Microsoft 365-automatisering, E-mailautomatisering
Het probleem
Een klantvraag komt bij de juiste persoon terecht, maar blijft daarna soms toch liggen door drukte of afwezigheid. Niemand ziet dat, tot de klant zelf weer mailt.
Huidige, handmatige situatie
Er is geen systematische controle op openstaande vragen; het valt pas op als een klant belt of een tweede keer mailt.
Geautomatiseerde situatie
Blijft een vraag langer dan de afgesproken termijn onbeantwoord, dan krijgt de verantwoordelijke een herinnering, en bij een tweede overschrijding de leidinggevende, met de volledige vraag erbij.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Klantvraag ontvangen en toegewezen
- Termijn verstrijkt zonder antwoord
- Herinnering naar verantwoordelijke
- Bij herhaling: escalatie naar leidinggevende
Wat AI doet
Herkent of een binnengekomen bericht daadwerkelijk nog een antwoord nodig heeft (in plaats van bijvoorbeeld een automatische ontvangstbevestiging te tellen als 'beantwoord').
Wat de automatisering doet
Houdt per vraag de tijd sinds binnenkomst bij en stuurt op de afgesproken termijnen een herinnering of escalatie via Teams.
Waar menselijke controle blijft
Veiligheidsaspecten
Er wordt geen inhoud van gevoelige klantvragen buiten de bestaande inbox- en Teams-omgeving gedeeld.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Outlook
Microsoft Teams
+2 meer
Gmail
Slack