Planning
Terugkerende teamoverleggen automatiseren
De agenda voor het wekelijkse overleg wordt automatisch samengesteld uit openstaande actiepunten.
Onderdeel van Microsoft 365-automatisering
Het probleem
Voor het vaste teamoverleg moet iemand steeds opnieuw een agenda opstellen en de status van vorige actiepunten nagaan, terwijl die informatie al ergens vastligt.
Huidige, handmatige situatie
Iemand loopt vlak voor het overleg de vorige notulen en losse berichten na om te bepalen wat er nog open staat, en typt dat over in een nieuwe agenda.
Geautomatiseerde situatie
Op een vast moment voor het overleg wordt automatisch een conceptagenda samengesteld uit openstaande actiepunten uit de vorige sessie, aangevuld met nieuwe onderwerpen die zijn aangemeld.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Vast moment voor het overleg aangebroken
- Openstaande actiepunten verzameld
- Conceptagenda samengesteld
- Vooraf gedeeld met deelnemers
Wat AI doet
Vat de status van openstaande actiepunten kort samen en signaleert welke al langer openstaan dan gebruikelijk.
Wat de automatisering doet
Verzamelt de actiepunten uit de vastgelegde bron (bijvoorbeeld Teams of Notion), stelt de conceptagenda op en deelt die vooraf met de deelnemers.
Waar menselijke controle blijft
Veiligheidsaspecten
Alleen actiepunten die al binnen het team gedeeld zijn, worden gebruikt; er wordt niets uit externe of persoonlijke bronnen gehaald.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Microsoft Teams
Outlook
+2 meer
Notion
Slack