Klantenservice
Klanttevredenheid meten na afronding
Na afronding van een traject gaat automatisch een korte tevredenheidsvraag uit, met signalering bij een negatief signaal.
Onderdeel van AI-automatisering voor het MKB
Het probleem
Of een klant echt tevreden was, wordt vaak niet structureel nagevraagd, waardoor terugkerende knelpunten pas opvallen als een klant vertrekt.
Huidige, handmatige situatie
Navragen hoe het traject beviel gebeurt incidenteel, meestal alleen als iemand er zelf aan denkt.
Geautomatiseerde situatie
Na afronding gaat automatisch een korte, persoonlijke tevredenheidsvraag uit. Reacties worden verzameld en een duidelijk negatief signaal wordt direct bij een mens gemeld, in plaats van pas bij de kwartaalrapportage.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Traject gemarkeerd als afgerond
- Wachttijd volgens instelling
- Tevredenheidsvraag verstuurd
- Reactie geanalyseerd op toon
- CRM bijgewerkt met de reactie
- Negatief signaal direct gemeld aan een mens
Wat AI doet
Beoordeelt de toon en inhoud van een open reactie en signaleert wanneer die op ontevredenheid wijst, ook als er geen lage score bij staat.
Wat de automatisering doet
Wacht de ingestelde termijn na afronding af, verstuurt dan de vraag, verzamelt de reacties overzichtelijk in het CRM, en stuurt een melding bij een gesignaleerd negatief antwoord. Periodiek wordt een overzicht van de reacties samengevat voor rapportage.
Wie doet wat
AI, vaste regels of een mens: per stap
Niet elke stap is AI, en dat hoeft ook niet.
-
1
Traject gemarkeerd als afgerond Vaste regel
-
2
Wachttijd volgens instelling verstrijkt Vaste regel
Meestal een paar dagen, zodat de klant het traject heeft kunnen laten bezinken.
-
3
Tevredenheidsvraag verstuurd Vaste regel
-
4
AI beoordeelt toon en inhoud van de reactie AI
Signaleert ontevredenheid ook als er geen expliciet lage score bij staat.
-
5
CRM bijgewerkt en periodiek samengevat voor rapportage Vaste regel
-
6
Negatief signaal: mens volgt persoonlijk op Mens
Waar menselijke controle blijft
Veiligheidsaspecten
Reacties worden alleen gebruikt om de dienstverlening te verbeteren, niet extern gedeeld of gebruikt voor marketingdoeleinden zonder toestemming.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Outlook
HubSpot
+2 meer
Gmail
Pipedrive
Als het niet vanzelf spreekt
Wat er gebeurt bij een uitzondering
Automatisering die overal "ja" op zegt, is geen automatisering waar je op kunt vertrouwen.
Geen reactie ontvangen
Blijft een reactie uit, dan wordt dat niet als 'tevreden' geïnterpreteerd; het telt simpelweg als geen respons, geen aanname.
Sterk negatieve reactie
Een duidelijk negatieve reactie wordt met voorrang gemeld, niet pas meegenomen in de eerstvolgende periodieke rapportage.