Documenten

Documenten automatisch archiveren

Bijlagen en formulieren worden automatisch hernoemd en in de juiste map gezet.

Documenten Complexiteit: Eenvoudig enkele uren per week Boekhoud- & administratiekantoren

Laat deze automatisering bouwen Bekijk alle automatiseringen

Onderdeel van Microsoft 365-automatisering

Het probleem

Documenten komen binnen via mail in allerlei bestandsnamen en formaten, en moeten met de hand worden hernoemd, gesorteerd en in de juiste klantmap gezet.

Huidige, handmatige situatie

Een bijlage wordt gedownload, het type document en de klant worden bepaald, het bestand wordt hernoemd volgens de afgesproken conventie, en in de juiste map gezet.

Geautomatiseerde situatie

Het document wordt herkend op type en klant, automatisch hernoemd volgens jouw naamgevingsconventie, en in de juiste SharePoint- of OneDrive-map gezet met de relevante metadata.

Workflow

Hoe deze automatisering loopt

Document komt binnen via mail
AI herkent type en klant
Bestand hernoemd volgens conventie
Geplaatst in juiste map met metadata

Wat AI doet

Herkent het documenttype (factuur, contract, formulier) en herleidt om welke klant het gaat, ook als de bestandsnaam daar niets over zegt.

Wat de automatisering doet

Hernoemt en verplaatst het bestand naar de juiste map, en vult metadatavelden (klant, datum, type) automatisch in.

Waar menselijke controle blijft

Menselijke controle aanbevolen Een document waarvan het type of de klant niet met voldoende zekerheid is te bepalen, wordt in een aparte 'te controleren'-map gezet in plaats van gegokt weggezet.