Administratie
Bonnetjes en declaraties verwerken
Bonnetjes die medewerkers mailen of fotograferen worden herkend, uitgelezen en klaargezet voor verwerking.
Onderdeel van Factuurverwerking automatiseren
Het probleem
Medewerkers sturen bonnetjes via mail of appen een foto door. Iemand moet die verzamelen, beoordelen en overtypen in de declaratie- of boekhoudadministratie.
Huidige, handmatige situatie
Bonnetjes worden losse voor losse geopend, het bedrag en de categorie worden overgetypt, en aan het eind van de maand wordt alles handmatig bij elkaar gezocht.
Geautomatiseerde situatie
Een binnengekomen bonnetje wordt automatisch herkend, het bedrag en de categorie worden uitgelezen en een conceptregel wordt klaargezet, gekoppeld aan de juiste medewerker.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Bon binnengekomen (mail of foto)
- AI leest bedrag en categorie uit
- Conceptregel gekoppeld aan medewerker
- Beoordelaar keurt goed
Wat AI doet
Leest bedrag, datum en categorie (reiskosten, kantoorbenodigdheden, representatie) van een bonnetje, ook als de kwaliteit van de foto wisselend is.
Wat de automatisering doet
Koppelt de bon aan de juiste medewerker en periode, en archiveert het origineel zodat het bij een controle terug te vinden is.
Waar menselijke controle blijft
Veiligheidsaspecten
Bonnen bevatten soms persoonsgegevens naast zakelijke kosten; die worden alleen gebruikt voor de declaratieverwerking, niet breder gedeeld.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Outlook
OneDrive
Exact
+3 meer
SharePoint
Moneybird
e-Boekhouden