Documenten
Contracten automatisch laten ondertekenen
Een contract wordt automatisch klaargezet voor ondertekening, opgevolgd en na tekenen gearchiveerd.
Het probleem
Contracten worden handmatig verstuurd, iemand moet onthouden om na te bellen als er niets terugkomt, en na ondertekening moet het document nog worden opgeslagen en gedeeld.
Huidige, handmatige situatie
Het document wordt losgestuurd via mail, ondertekening gebeurt soms op papier, soms digitaal via een los account, en het getekende exemplaar moet met de hand worden opgeslagen.
Geautomatiseerde situatie
Zodra een contract is opgesteld, wordt het automatisch klaargezet voor digitale ondertekening en verstuurd. Blijft ondertekening uit, dan volgt een herinnering; na ondertekening wordt het automatisch gearchiveerd en gedeeld met de betrokkenen.
Workflow
Hoe deze automatisering loopt
- Contract klaar voor ondertekening
- Automatisch verstuurd naar de klant
- Herinnering bij uitblijvende ondertekening
- Getekend document automatisch gearchiveerd
Wat AI doet
Herkent of alle verplichte velden in het contract zijn ingevuld voordat het wordt verstuurd, zodat er geen onvolledig document de deur uitgaat.
Wat de automatisering doet
Verstuurt het contract, houdt de ondertekenstatus bij, stuurt herinneringen op vaste termijnen, en archiveert het getekende document in de juiste klantmap.
Waar menselijke controle blijft
Veiligheidsaspecten
Getekende contracten worden opgeslagen met dezelfde toegangsrechten als de rest van het klantdossier, niet breder gedeeld.
Benodigde integraties
Werkt met deze systemen
Andere software? In de meeste gevallen kan een vergelijkbare koppeling ook, bekijk alle integraties.
Outlook
SharePoint
+3 meer
OneDrive
Google Drive
Dropbox