Als je ondernemers vraagt waar hun tijd blijft, wijzen ze zelden naar één grote taak. De tijd lekt weg in tientallen kleine handelingen die zich de hele dag herhalen. Om te bepalen waar automatisering het meeste oplevert, helpt het om te kijken naar de taken die het vaakst terugkomen én het minst opleveren. Dit zijn de vijf grootste tijdvreters.

1. De inbox bijhouden

E-mail lezen, beoordelen, doorsturen en beantwoorden is voor de meeste bedrijven de grootste stille tijdvreter. Niet omdat één mail lang duurt, maar omdat het de hele dag door je aandacht opeist. Automatisch sorteren en voorbereiden van antwoorden haalt daar het grootste deel uit.

2. Gegevens overtypen tussen systemen

Een bestelling uit de mail in je boekhouding zetten, klantgegevens van het ene systeem naar het andere kopiëren — dit dubbele invoerwerk is niet alleen traag, maar ook de grootste bron van fouten. Een koppeling laat die gegevens automatisch doorstromen.

3. Documenten ordenen

Bijlagen opslaan, hernoemen, in de juiste map zetten en later terugzoeken. Reken maar uit hoeveel keer per dag iemand dit doet. Automatische herkenning en archivering maakt hier korte metten mee.

4. Afspraken regelen

Het heen-en-weer om een geschikt moment te vinden, plus bevestigen en herinneren, kost per afspraak zomaar tien minuten. Bij tientallen afspraken per week telt dat hard op — en het is volledig te automatiseren.

5. Opvolgen en herinneren

Offertes nabellen, facturen herinneren, leads opvolgen: belangrijk werk dat vaak blijft liggen of vergeten wordt. Geautomatiseerde opvolging zorgt dat er niets tussen wal en schip valt, zonder dat jij het hoeft te onthouden.

Doe eerst een korte tijd-audit

Voordat je iets automatiseert, loont het om een week lang bij te houden waar je tijd heen gaat. Bijna altijd blijkt dat een handjevol terugkerende taken het leeuwendeel opslokt. Begin daar — bij het proces dat het vaakst terugkomt en het meest ergert.

Wil je weten hoe die taken er geautomatiseerd uitzien? Lees 5-processen-die-elk-mkb-kan-automatiseren. En bereken in hoeveel-uur-per-week-verlies-je-aan-repetitief-werk wat het je kost.